广东省福建商会秘书处文书印信管理规定

为规范商会收发文管理,简化办事程序,安全、保密、快捷地传递和制发文件,加快文件流转速度和办理质量,参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定,并结合本会实际,特制定本制度。

    一、收文管理

    1、收文归口。凡主送本会的文件,包括邮寄、快递文件,传真文件,电子邮件,会议分发文件等,一般性文件由办公室统一管理,做到当日收文,当日按照各部门工作职责分别发放。电子邮件由商会网络管理员统一查收,并按部门分别转发处理。

2、传递形式。办公室需认真做好文件登记和分类,急件必须及时向商会领导请示后交由有关部门立即办理。普通文件由办公室统一收发,并按照收件人信息报送商会领导或各部门负责人传阅,根据部门分工安排工作,并负责文件留存

   3、传递时限。基本遵循“随到随办”原则,一般情况下,所有收文不超过一天报送商会领导及分发到各部门,凡来文中限定办理时间的,应按其规定的时间办复;紧急公文,必须做到随到随办。对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内作出答复的,由商会领导出面协调,并尽可能通知来文单位,讲明原因,取得谅解。

    4、文件催办与检查。办公室应视文件的轻重缓急,做好催办、督办工作。各部门要密切配合,按时完成交办事项。

5、文件安全与保密。文件传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保文件安全、完整。

6、对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并由个人签字领取;对投递错误的邮件,应及时退回。

   

二、发文管理

1、归口管理。凡以本会名义发出的文件,由各相关部门统一汇总至办公室归口管理。具体工作由各部门和办公室共同完成。

2、行文程序。本会各部门发文均须按照以下程序进行:部门拟稿→办公室初审核稿→秘书长复审核稿→会长签发→办公室登记文号→拟稿部门校对复印→办公室盖章→拟稿部门封发归档。

3、行文规则

1)拟稿用纸规定:本会所有发文均采用A4白色纸张(特殊文件除外),页面顶部标有“广东省福建商会文件”字样,内容以电子打印稿形式发文。

2)行文书写规定:文件起草、审核、签发,主要以电子文档形式为主,如需手写,必须用蓝黑或黑色钢笔、签字笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔、纯蓝钢笔书写,书写字迹清楚工整。

3)行文核稿规定:以本会名义发出的各种文件、领导讲话、综合性材料、商会领导交办的其它材料等必须核稿,核稿分为初审核稿、复审核稿和终审核稿。涉及重大事项的文件需由秘书长进行终审核稿,全局把握文件的准确性、全面性等。

4)行文签发规定:本会一般事务性发文由执行秘书长签发,重要文稿或涉及面广的文稿,由商会会长签发。对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。

5)文件用印规定:公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘压盖行文日期,并使年月日清楚可辨。

6)行文传阅规定:凡本单位单独发文,要求各部门执行的,或涉及到有关部门参与执行、管理、监督、检查的,发文部门要及时通过文件公告或网络形式告知,并进行传阅。

7)行文归档规定:所有发文均应归档。本会单独发文归档三份,与外单位联合发文归档四份。